Langkah-Langkah Mengolah Query

Query adalah salah satu komponen dari database yang digunakan untuk menampilkan data yang mempunyai kriteria tertentu dan bisa digunakan untuk melakukan perhitungan matematik.

Mengolah Query dapat berarti banyak hal, yaitu mengurutkan data, menyaring (memfilter) data sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dan mengolahnya dengan rumus matematika sederhana atau menggunakan fungsi-fungsi tertentu seperti pada Ms. Excel.

Disini langkah pertama yang harus dilakukan dalam mengolah query yakni menyiapkan Query.

A.   Menambah Field pada Query dengan Formula

Di dalam Query dapat ditambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Seperti penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*) dan pembagian (/). Formula matematika ini hanya dapat diaplikasikan pada field yang memiliki record bertipe Number dan Currency. Selain formula matematika, menambah field baru juga dapat menggunakan tanda "&" apabila ingin menggabungkan field dengan tipe data yang berbeda dalam satu field.

Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.

Langkah-langkahnya adalah :

1. Bukalah jendela Query Expression Builder (QEB) seperti gambar di bawah ini. dengan memasukkan rumus : TOTAL HARGA : [HARGA]*[BANYAK BARANG]

 
2. Klik OK dan centang pada baris Show, kemudia klik Run. Maka Query akan memiliki tambahan satu field bernama TOTAL HARGA.

Catatan:
Jika diklik Run namun field baru yang terbentuk memiliki record ######, artinya lebar kolom tidak mencukupi . Maka lebarkan kolom dengan menariknya ke arah kanan.

B. Fungsi Logika dengan Menggunakan Operator Relasi

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).

Ekspresi logika jika disederhanakan dalam bentuk bahasa dapat berupa kalilmat  Jika .., maka ..

Berikut adalah beberapa operator relasi yang sering digunakan didalam pernyataan logika, yakni :

   =    : Sama dengan

   <    : Lebih kecil

   >    : Lebih besar

   <=  : Lebih kecil atau sama dengan

   >=  : Lebih besar atau sama dengan

   <>  : Tidak sama dengan

Fungsi ini dibagi menjadi dua yaitu :

1. Fungsi Logika IIF Tunggal 
Yakni digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.

Bentuk umum fungsi logika IIF Tunggal yaitu :

                          IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.

Contoh kasus :

Pembeli akan mendapatkan Diskon 5% apabila Total pembelian lebih besar atau sama dengan Rp1000.000.  (Dalam ekspresi logika ini, otomatis pembeli yang total pembeliannya kurang dari Rp1.000.000 tidak akan mendapat diskon).

Rumusnya adalah :

                         DISKON : IIF([TOTAL HARGA]>=1000000,0.05,0)*[TOTAL HARGA]

 

Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

 

2.  Fungsi Logika IIF Majemuk

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua. Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk :

IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2,Perintah-2, … …… ,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn))) 

Contoh kasus :

Pembeli akan mendapat Diskon Plus,

5% jika membayar dengan cara Tunai

2% jika dengan cara Kredit

Rumusnya adalah :

DISKON PLUS: IIf([CARA PEMBAYARAN]="TUNAI",0.05,IIf([CARA PEMBAYARAN]="KREDIT",0.02))*[TOTAL HARGA]

 

Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

Catatan :

Rumus diketik pada jendela QEB untuk membentuk field baru. 

C. Fungsi Logika dengan Menggunakan Operator Logika

Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.

1.    Fungsi Logika And 

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh Kasus :

Pembeli yang membeli barang lebih banyak atau sama dengan 10 pcs dan membayar dengan cara Tunai maka akan mendapat FEE PASHMINA.

(Berdsarkan pernyataan ini, maka pembeli yang membeli barang kurang dari 10 pcs dan tidak dengan tunai maka tidak akan mendapat FEE)

RUMUS :

FEE : IIf([BANYAK BARANG]>=10 And [CARA PEMBAYARAN]="Tunai","PASHMINA","Tidak Ada Bonus") 

Lalu klik Ok , dan centang baris show & Run . Maka tampilannya akan seperti ini :

 

Sebelum melanjutkan ke fungsi logika Or, terlebih dahulu menghitung Total Pembayaran dengan Rumus :

PEMBAYARAN: [TOTAL HARGA]-([DISKON]+[DISKON PLUS])

Klik Ok, jangan lupa di centang baris shownya & Run. Maka tampilannya akan seperti ini

2. Fungsi Logika Or

Fungsi Logika Or merupakan Fungsi IIF yang memiliki sepasang pernyataan logika yang dihubungkan dengan kata "Or". Ekspresi logika dikatakan memenuhi persyaratan benar apabila dapat memenuhi kebenaran salah satu ekspresi logika. 

Contoh Kasus:

Pembeli yang total pembayarannya lebih besar atau sama dengan Rp900.000 atau Mendapatkan fee Pashmina dan free Member Card.

(Berdasarkan pernyataan ini, pembeli yang total pembayarannya lebih besar atau sama dengan Rp900.000 meskipun tidak mendapatkan pashmina akan mendapatkan member card. Begitu pula sebaliknya, pembeli yang mendapatkan fee pashmina akan mendapatkan kartu member card meskipun total pembayarannya tidak lebih besar atau sama dengan Rp900.000)

Rumus :

MEMBER CARD: IIf([TOTAL BAYAR]>=900000 Or [FEE]="PASHMINA ","FREE MEMBER CARD","NO MEMBER CARD") 

Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

D. FUNGSI STRING

Fungsi String atau disebut fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“….”).

Sebelum mengaplikasikan Fungsi String, buatlah Query dengan nama NOTA berikut ini.

  

 a. Fungsi Left

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan fungsi Left :

LEFT([NAMA FIELD],Jumlah karakter)

 Contoh :

Masukkan Field baru pada jendela QEB  milik Query NOTA dengan nama “KODE A” dengan rumus berikut,

KODE A: Left([NAMA PEMBELI],3)

1     Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.
       Pada Field KODE A akan berisi data 3 karakter awal field NAMA PEMBELI.

b. Fungsi MID
Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan fungsi MID :

KODE B : MID([CARA PEMBAYARAN],3,2) 

Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini. Pada Field KODE B akan berisi data karakter ke 3-4 (2 karakter) dari field KODE.

 

Referensi :

Anonim, 2015. Membuat dan Mengatur Query. (online) http://lana.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/46170/4c-membuat-dan-mengatur-query.pdf. Diakses pada 29 Mei 2016