Otomasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran :

1.      Meminimalkan biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2.      Pemecahan masalah kelompok, yang dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3.      Pelengkap Bukan Pengganti. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional namun hanya sebagai pelengkap saja.

4.      Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5.      Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat , mudah, dan lebih baik.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor bermanfaat dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Pengguna Otomatisasi kantor :

1.      Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional, adalah orang yg tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khususnya, contohnya pembeli, wiraniaga , asisstenstaff khusus dan lain-lain.

3.      Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksankan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi-aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran :

1.       Word Processing

Merupakan penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. seperti Sekretaris atau manajer saat melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan kedalam komputer  Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebiih efektif . Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak,namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

2.       Voice Mail

Berfungsi mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon ,bukan mengetiknya. Dan dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

3.       Electeonik Mail

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Dan memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan serta menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

4.       Computer Calendering

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analog seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm). Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

5.       Audio Conferencing

Audio conferencing merupakan penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah agar dapat melakukan pembicaraan pada suatu topic tertentu atau melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer, namun hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6.      Video Conferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi yang dilengkapi dengan signal audio serta signal video visual untuk menghubungkan pertisipasi konferensi yang lokasinya saling terpisah. Pelaksanaanya dapat dengan cara Video satu arah dan audio satu arah, Video satu arah dan audio dua arah,   Video dan audio dua arah.

7.       Computer Conferencing

Komputer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalm internet . Board service adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topic tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.

8.      FAX

Merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9.      Videotex, Imaging, dan Desktop Publishing

Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini. Videotex adalah kemampuan memindahkan, menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor. Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan, dan menampilkan kembali image atau citra ke dalam format digital dalam komputer. Dan Desktop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Referensi

Waluyo,Dwi Eko. 2010. Perkembangan Teknologi Perkantoran Modern. http://www.dinus.ac.id/artikel/2010/kantor-modern.html. Diakses 21 Maret (9.00)

Fauzi, Adman. 2010. Pengertian Otomatisasi perkantoran. http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 20 Maret 2015 (14.00)

Sari, Nurfajrin Puspita. 2014. Sistem Otomatisasi Kantor. http://nurfajrin05.blogspot.com/2014/02/sistem-otomatisasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (15.00)

Alat Komunikasi Kantor

Jenis-Jenis Perkembangan Alat Komunikasi

A.    Jenis-jenis alat komunikasi

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan
kantor. Menurut jenisnya, alat komunikasi dapat dikelompokkan dalam tiga macam yaitu :

1. Alat komunikasi berupa audio, yaitu suatu alat komunikasi  yang dapat ditangkap melalui alat pendengaran.Contohnya : telepon, radio, tape recorder.

2. Alat komunikasi yang berupa audio visual, yaitu alat komunikasi yang dapat dilihat dan dapat didengar. Contohnya : Televisi, VCD , Internet.

3. Alat komunikasi berupa visual, yaitu alat komunikasi  yang ditangkap melalui alat penglihatan. Contohnya : surat, chart.

Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain :

1. Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama yang mendengarkan keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun. Menurut informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya. Untuk menjamin keberlangsungan komuniaksi internal yang baik, kita menggunakan :

a. Jaringan Komunikasi Formal, merupakan komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontaal flow

b. Jaringan Komunikasi Informal , merupakan komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial.

c. Komunikasi diagonal,merupakan komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya.

2. Komunikasi Eksternal merupakan Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.

a. Komunikasi Verbal, mrupakan komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti.

b. Komunikasi Non verbal, merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi . dengan kata lain, aksi lebih berarti dibanding kata - kata.

3. Komunikasi Tulisan, komunikasi ini berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media.

B.     Perkembangan Alat Komunikasi

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi dengan cepat, dan mudah tanpa harus mengenal batasan tempat dan waktu. Seiring berjalannya waktu, alat komunikasi tersebut mengalami perkembangan dari masa ke masa. Berikut ini merupakan beberapa perkembangan alat komunikasi serta kekurangan dan kelebihan masing masing:

1.      Telegraf 

www.history.com

Telegraf ditemukan oleh Samuel Finley Breese Morse, Sir William Cook, dan Sir CharlesWheatstone pada tahun 1837. Telegraf adalah alat komunikasi yang menggunakan peralatan listrik untuk mengirimkan dan menerima sinyal sesuai dengan kode dalam bentuk pulsa listrik. Di dalamnya terdapat kabel-kabel tembaga yang berguna untuk mengirimkan sinyal jarak jauh. Sinyal-sinya tersebut merupakan kode-kode sederhana yang mewakili pesan yang dikirim.Kode tersebut dikenal dengan nama kode morse. Secara garis besar,cara kerjanya adalah data dikirim oleh operator telegraf dengan cara menerjemahkan teks yangdikirim menggunakan peralatan telegraf, oleh peralatan tersebut data dikirim melalui kabel listrik  berupa pulsa listrik dengan arus panjang dan pendek seperti pada kode morse. Pulsa listrik diterima oleh peralatan telegraf pada lokasi penerima, lalu diterjemahkan oleh operator menjadi barisan teks yang kemudian akan disampaikan kepada alamat yang dituju.

Kelebihan

1. Mesin telegraf adalah mesin yang dapat mengirimkan pesan dalam waktu sekejap dengan menggunakan kawat.

Kekurangan

1. Berita yang dikirimkan dalam bentuk titik dan garis sandi Morse sampai ke kota tujuan dengan cepat tapi pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa.

2. Biaya yang diperlukan sangatlah mahal.

3. Jalur telegraf yang digunakan sangat sibuk sehingga pesan yang diutamakan untuk dikirim adalah pesan-pesan penting.

2.      Telepon

www.gambargratis.com

Beberapa puluh tahun yang lalu terjadi kontroversi tentang siapa yang telah menemukan pesawat telepon.Selama ini yang kita kenal adalah Alexander Graham Bell sebagai penemunya. Sebenarnya bukan, setelah berbagai kontroversi dan pengakuan para ilmuan jaman dulu, mulai dari Elisha Gray (Amerika), Philipp Reis (Jerman), dan Alexander Graham Bell (Amerika) ternyata dalam sebuah kongres di Amerika Serikat menyatakan bahwa yang menemukan pesawat telepon adalah seorang berkebangsaan Italia yang bernama Antonio Meucci (Dikutip dari Detikinet.com). Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik danmengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara. Telepon terdiri atas empat bagian utama, yaitu mekanisme dialing, transmitter, ringer dan receiver.

Kelebihan Telepon

1. Tarif telepon lebih murah

2. Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal

3. Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon tidak mengalami   gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan khusus.

Kekurangan Telepon

1.Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.

2. Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya.

3.      Telepon genggam (Hand Phone)

blog.mypasswordstore.net

Awal telepon dibuat hanya terbatas pada telepon tetap (fixed line telephone). Namun sejak 3 April 1973 telah dikenal suatu teknologi telepon genggam atau yang sekarang banyak orang sebut dengan nama handphone (HP). Saat ini handphone banyak digunakan oleh masyarakat luas, selain untuk berkomunikasi ternyata handphone jugasudah menjadi bagian dari gaya hidup, penampilan, tren, dan prestise (gengsi). Handphone dibuat dengan berbagai bentuk dan ukuran sehingga semakin menarik dan beragam. Fitur-fitur yang ditambahkandidalamnya juga sangat kompleks, mulai dari kamera digital, radio FM, pemutar MP3/MP4, video, dan berbagai jenis permainan yang menarik.Teknologi telepon genggam atau telepon seluler merupakan gabungan dari teknologi telepon dengan teknologi radio, yang mengirimkan sinyal suara melalui gelombangradio. Karena bersifat nirkabel (wireless), maka telepon tersebut memungkinkanterjadinya komunikasi bergerak. Di Indonesia terdapat dua teknologi handphone yaitu Global System for Mobile Comunication (GSM) dan Code Division Multiple Access(CDMA). Secara prinsip, beda antara keduanya adalah cara penggunaan kode dan pemancar frekuensi yang digunakan.

Kelebihan

1. Praktis/efisien.

2. Aksesori. Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler. Misalnya travel charger, headset, earphone, dll.

Keamanan. Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

Kekurangan

1. Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.

2. Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas proses telepon, yaitu suara menjadi tidak jelas dan terputus-putus.

3. Bertambahnya telepon seluler mengakibatkan munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler.

4. Mengganggu peralatan elektronik. Hampir semua peralatan elektronik modern dilindungi sinyal frekuensi radio (RF).

5. Telepon seluler mengandung komponen yang terbuat dari material logam dan plastic yang jika sampahnya ditimbun terus-menerus dan tidak diproses dengan seksama dapat menjadi ancaman serius bagis lingkungan hidup manusia.

6. Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

4.      Faksimili (Faks)

www.multikencana.com

Mesin Faksimili sering disebut juga dengan mesin fotocopy jarak jauh. Ini berarti, baik pengirim maupun penerima pesanharus mempunyai mesin faksimili karena cara kerja mesin faksimili adalah pengirimakan memasukkan dokumen ke bagian dokumen feeder pada mesin faks, kemudianmenekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Apabila koneksi atau hubungan darinomor pengirim ke mesin faks telah terjadi, mesin faks akan memindai (scan) setiap halaman yang ingin dikirim dan mengubahnya menjadi sinyal listrik yang kemudian dikirimkan melalui kabel telepon ke mesin faks penerima.

Kelebihan

1. Membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat

Kekurangan
1. Dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau emailsebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.

5.      Pocket PC (PDA)

en.wikipedia.org

Alat ini tergolong yang paling modern dan banyak dimiliki oleh kalangan tingkat atas.Pocket PC sering disebut sebagai komputer mini karena bentuknya yang kecil dan dapatdibawa ke mana-mana. Selain itu, disebut juga dengan nama PDA (Personal DigitalAssistants) yaitu sebuah komputer seukuran telapak tangan yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengakses dan mengorganisasi informasi.

6.      Internet

blog.eset.ie

Internet (kependekan dari interconnection-networking) secara harfiah ialah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia.Manakala Internet (huruf 'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol).Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.Internet merupakan jaringan komputer yang dibentuk oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat di tahun 1969, melalui proyek ARPA yang disebut ARPANET (Advanced Research Project Agency Network), di mana mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware dan software komputer yang berbasis UNIX, kita bisa melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon.

Kelebihan

1. Konektivitas dan jangkauan global 

2. Akses 24 jam

3. Kecepatan

4. Interaktivitas dan fleksibilitas

Kekurangan

1. Ancaman virus

2. Ketergantungan pada jaringan telepon, satelit dan Internet Service Provider

Referensi

Bagis, laila 2013. Media Komunikasi Modern Serta Kelebihan. http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html

Lianuraliny 2013. Komunikasi Kantor. http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html

http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html