Otomasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran :

1.      Meminimalkan biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2.      Pemecahan masalah kelompok, yang dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3.      Pelengkap Bukan Pengganti. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional namun hanya sebagai pelengkap saja.

4.      Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5.      Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat , mudah, dan lebih baik.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor bermanfaat dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Pengguna Otomatisasi kantor :

1.      Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional, adalah orang yg tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khususnya, contohnya pembeli, wiraniaga , asisstenstaff khusus dan lain-lain.

3.      Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksankan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi-aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran :

1.       Word Processing

Merupakan penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. seperti Sekretaris atau manajer saat melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan kedalam komputer  Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebiih efektif . Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak,namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

2.       Voice Mail

Berfungsi mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon ,bukan mengetiknya. Dan dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

3.       Electeonik Mail

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Dan memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan serta menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

4.       Computer Calendering

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analog seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm). Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

5.       Audio Conferencing

Audio conferencing merupakan penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah agar dapat melakukan pembicaraan pada suatu topic tertentu atau melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer, namun hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6.      Video Conferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi yang dilengkapi dengan signal audio serta signal video visual untuk menghubungkan pertisipasi konferensi yang lokasinya saling terpisah. Pelaksanaanya dapat dengan cara Video satu arah dan audio satu arah, Video satu arah dan audio dua arah,   Video dan audio dua arah.

7.       Computer Conferencing

Komputer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalm internet . Board service adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topic tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.

8.      FAX

Merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9.      Videotex, Imaging, dan Desktop Publishing

Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini. Videotex adalah kemampuan memindahkan, menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor. Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan, dan menampilkan kembali image atau citra ke dalam format digital dalam komputer. Dan Desktop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Referensi

Waluyo,Dwi Eko. 2010. Perkembangan Teknologi Perkantoran Modern. http://www.dinus.ac.id/artikel/2010/kantor-modern.html. Diakses 21 Maret (9.00)

Fauzi, Adman. 2010. Pengertian Otomatisasi perkantoran. http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 20 Maret 2015 (14.00)

Sari, Nurfajrin Puspita. 2014. Sistem Otomatisasi Kantor. http://nurfajrin05.blogspot.com/2014/02/sistem-otomatisasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (15.00)